Det finns inget som är så oinspirerande som dessa otaliga möten och konferenser som företag håller i tid och otid om allt och ingenting. Men som tur är finns en hel del knep man kan ta till för att göra dessa möten mer värdefulla för alla inblandade – bara man tänker till lite och genomför mötet på rätt sätt, från inbjudan till innehåll och avslut.
Man brukar ofta säga att ett effektivt företag håller konferens men med det sagt ska man lägga på minnet att detta även kräver att själva konferensen är effektivt upplagd och har en mening. Det är nämligen sällan som konferensdeltagare på företag anser att de får ut något av olika konferenser, även om tanken bakom mötesdagen varit bra. Så vad beror det på? Vanligtvis handlar det om att man missat att planera konferensens innehållit tillräckligt bra och också glömt att anpassa innehållet efter deltagarna. Sanningen är nämligen att det ofta inte är innehållet av konferenser och mötet som det är något fel på, utan på genomförandet av dem. Så hur ska man göra för att lyckas? Man börjar med att planera ordentligt och tänka till innan man ens skickar ut inbjudningarna – planera hela vägen från inbjudan till avslut.
Så lyckas du med konferensen och mötet
Det hela börjar med planeringen när man ska hålla en konferens och vill man bli ett riktigt mötesproffs finns faktiskt hjälp att hämta. Till exempel har tidningen Chef samlat ihop en lång checklista att utgå från om man vill bli ett riktigt mötesproffs. Såhär skriver man bland annat i den:
- Inbjudan – bjud in kollegor via gemensamma kalendern och inte i gruppmail, på så vis bokas mötet eller konferensen in i kalendern direkt och man ser tydligare om man kan eller inte plus att den som håller i mötet ser vilka som är uppbokade redan vid inbokningen av konferenstillfället.
- Ha en tydlig agenda och dela med dig av den – att komma förberedd till möten och konferenser är A och O för att deltagarna ska få ut något av dagen, se därför till att dela med dig av en välskriven agenda redan i god tid innan utsatt tid.
- Sätt upp fasta tider – se till att varje del av konferensen eller mötet har bestämda tider och håll dig inom utsatta tider.
- För anteckningar – det kan vara svårt att göra detta själv så utse någon som antecknar vad ni kommer fram till och vad som sägs.
- Avslut – avsluta alltid med att sammanfatta vad ni pratat om under dagen och vad som ska ske härnäst samt sätt upp en plan för detta eller deadline.
- Följ upp – för att få ut mer av möten och konferenser så behöver dessa följas upp, bestäm en ny tid för återkoppling om vad som gjorts efter att konferensen är över där du kan koppla till åtgärdspunkterna ni kom fram till.